(1)当該個人情報取扱事業者(当組合）の名称及び住所
高千穂地区農業協同組合（代表理事組合長）
住所：宮崎県西臼杵郡高千穂町大字三田井１番地
当組合概要ＨＰ：https://takachiho.ja-miyazaki.jp
(2)すべての保有個人データの利用目的
データベース等の種類 | 利用目的 |
| 組合員等名簿 | ・会議・催事のご通知・ご連絡 ・組合員資格の管理（理事・総代等の選出における手続き含む） ・組合員その他の利害関係の閲覧請求への対応 ・経費の賦課 ・当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等 |
| 信用事業に関する データベース | ・金融商品・サービス利用申込の受付 ・本人の確認 ・利用資格等の確認 ・契約の締結 ・契約等に基づく義務の履行・権利の行使 ・市場調査及び当組合の提供する商品・サービスの開発・研究 ・当組合が提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供 ・与信の判断・与信後の管理（資産査定・決算事務等を含む） ・当組合が加盟する個人信用情報機関への提供 ・信用保証機関・提携先の保険会社等への提供 ・当組合が提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等 |
| 共済事業に関する データベース | ・申込の受付 ・本人の確認 ・共済契約引受の判断 ・共済契約の継続・維持管理 ・共済金等の支払い ・約款等に定める契約の履行その他契約者サービス ・市場調査及び当組合が提供する商品・サービスの開発・研究 ・業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供 ・当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等 |
| 営農指導に関する データベース | ・経営の指導その他それに付帯するサービスの提供 ・経費の賦課 ・与信の判断 ・当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等 |
| 経済事業に関する データベース | ・申込の受付 ・注文品等の配達・配送その他契約の締結・履行 ・費用・代金の請求・決済 ・契約の締結・契約に基づくサービスの提供 ・業務遂行に必要な範囲で行う関係団体・提携企業等への提供・当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等 |
| 統合情報 データベース | ・本人の確認 ・与信の判断、契約の維持・管理 ・取引内容・履歴等の管理 ・市場調査及び商品・サービスの開発・研究 ・業務の遂行に必要な範囲で行う業務提携先等第三者への提供 ・資産査定・決算事務等内部管理 ・当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等 |
| 個人番号に関する データベース | （注）ご不明な点につきましては、ご本人さまからのお申出により遅滞なくご回答させていただきます。 （3）開示等の求めに応じる手続 （i）開示等の求めのお申出先 当組合の保有個人データに関する開示等のお求めは、次の窓口までお申出下さい。なお、 お取引内容等に関するご照会は、最寄の各支店・本店のお取引窓口にお尋ね下さい。 |
(3)開示等の求めに応じる手続
保有個人データ等（個人データの第三者提供記録を含みます。）にかかる開示等の求めに応じる手続は、以下の通りです。なお、当組合が行うダイレクトメールや電話によるご案内等について、ご本人または代理人の方から利用停止のお申し出があった場合には、ただちにダイレクトメールや電話によるご案内のための個人情報の利用を中止いたします。
※各項目の省略した内容は、「保有個人データ等の開示等に関する手続規程」から必要な項目を記載すること。
(ⅰ)開示等の求めのお申出先
当組合の保有個人データ等に関する開示等のお求めは、次の窓口までお申し出下さい。なお、お取引内容等に関するご照会は、最寄の各支店・本店のお取引窓口にお尋ね下さい。
受付窓口 | 連絡先 |
| 本所 企画管理部 管理課 | TEL 0982-73-1300 FAX 0982-73-1315 |
(ⅱ)開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
請求内容 | 様式 | 求めの方法 |
| 開示 | 個人情報の開示等に関する手続規程に定める様式「個人情報開示請求書」 | 原則、受付窓口へ持参していただきます。 やむを得ない事情がある場合のみ郵送も可能です。 |
| 訂正・利用停止・消去等 | 個人情報の開示等に関する手続規程に定める様式「個人情報の訂正・利用停止・消去等請求書」 | 前掲 |
(ⅲ)開示等の求めをする者がご本人またはその代理人であることの確認の方法
本 人 の 確 認 | 来店の場合 | 本人であることを証明できる書類（運転免許証、健康保険の被保険者証、写真付住民基本台帳カード、旅券（パスポート）、年金手帳、実印及び印鑑照明書（交付より6ヶ月以内のもの）、個人番号カード、在留カードのうちいずれか１点）の提示により確認します。 | |
郵送の場合 | 郵送の場合には、運転免許証又はパスポートの写しの他に、住民票（交付より6ヶ月以内のもの）の送付により確認します。 | ||
代 理 人 資 格 の 確 認 | 代理人による請求の受付は、来店によるものとし、この場合には本人及び代理人双方につき、前掲の本人確認方法により確認します。なお、代理人が弁護士の場合には、名刺、バッジを確認のうえ、登録番号に基づき確認します。 | ||
法定代理人の場合 | 親権者の場合 | 開示等対象者との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの（交付日より6ヶ月以内のもの）により確認します。 | |
成年後見人、保佐人、補助人の場合 | 当該成年後見人制度について証明する登記事項証明書により確認します。 | ||
任意代理人の場合 | 開示等対象者の印鑑証明書（交付日より6ヶ月以内のもの）付きの委任状により確認します。 | ||
(ⅳ) 利用目的の通知または開示を求める際の手数料の額および徴収方法
| 手数料の額 | 1.000円／件（税抜）なお、別途実費を徴収致します。 |
| 徴収方法 | 開示請求時に現金徴収致します。 |
(4)安全管理措置に関する事項
当組合が講じている保有個人データの安全管理措置の主な内容は次の通りです。
①基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「高千穂地区農業協同組合個人情報保護方針」を策定しています。
②個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について「個人情報取扱規程」を策定しています。
③組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
④人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業員に対する研修を実施しています。
⑤物理的安全管理措置
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体 等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
⑥技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
⑦外的環境の把握
・外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施しています。
（注）・ＪＡが講ずる安全管理措置に則った記載とすること。
・保有個人データの安全管理のために講じた措置は、「本人の知り得る状態」に置く必要があるが、「本人の知り得る状態」は、「本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合」を含むこととされており、ＨＰ上では安全管理措置の概要を掲載し、具体的な内容については本人の求めに応じて遅滞なく回答する対応も可能とされている。
(5)保有個人データの取扱いに関し当組合が設置する苦情のお申出先窓口
受付窓口 | 連絡先 |
| 本所 企画管理部 管理課 | TEL 0982-73-1300 FAX 0982-73-1315 |
(6)当組合が対象事業者である認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決のお申出先
（認定個人情報保護団体が設置されたときに記載する）
